Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem każdej firmy zatrudniającej pracowników - tak stanowi polskie prawo.
Przepisy prawa nie uściślają jednak w jaki sposób taka ewidencja ma być prowadzona, pracodawcy mają więc dowolność w tym względzie. Do wyboru są dwie opcje: papierowa i elektroniczna. Spośród nich zdecydowany prym wiedzie ta druga, elektroniczna ewidencja czasu pracy.
Jak działa elektroniczna ewidencja czasu pracy?
Elektroniczna ewidencja czasu pracy, tak chętnie wybierana przez polskich pracodawców, ma formę cyfrowego dziennika, do którego pracownicy logują się po rozpoczęciu pracy. Czym różni się to od papierowego dziennika obecności, do którego pracownicy musieli się wpisywać po przekroczeniu progu firmy? Choćby tym, że nie narzuca ograniczeń geograficznych. Do cyfrowego dziennika można się logować z dowolnego miejsca, wystarczy posiadać odpowiedni program zainstalowany na komputerze, tablecie czy smartfonie i pamiętać hasło do niego - to oszczędza niepotrzebnej podróży do firmy osobom pracującym w terenie lub na tzw. home office. Ale nie tylko na tym polega przewaga elektronicznej ewidencji czasu pracy nad jej papierowym odpowiednikiem. Cyfrowy dziennik ma też tę zaletę, że gromadzi statystyki przepracowanych godzin i na ich podstawie automatycznie generuje raporty. To ogromne ułatwienie dla kierownictwa, które dzięki temu ma stały wgląd w działania swoich podwładnych i może sprawiedliwie naliczać im wynagrodzenia. Warto dowiedzieć się więcej na stronie eDokumenty.eu.
Jak wdraża się elektroniczną ewidencję czasu pracy?
Implementacja elektronicznej ewidencji czasu pracy polega na instalacji przeznaczonego do tego celu oprogramowania na wszystkich służbowych sprzętach elektronicznych, wprowadzeniu do systemu niezbędnych danych (np. grafiku pracy) oraz objaśnieniu pracownikom zasad obsługi cyfrowego dziennika. Wszystkim tym mogą się zająć informatycy z działu IT lub specjalizująca się w takich zadaniach niezależna firma konsultingowa. Cały proces implementacji zajmuje kilka dni albo kilka tygodni - dokładny czas zależy od złożoności wybranego systemu ewidencjonowania oraz wielkości przedsiębiorstwa i liczby zatrudnionych w nim pracowników.
