Początek XXI wieku to okres niesamowitego wręcz rozwoju cyfryzacji na całym świecie. Jest on tak duży, że obecnie trudno jest wyobrazić sobie firmę, która działałaby bez pomocy rozmaitych programów komputerowych oraz narzędzi IT. To właśnie one bowiem ułatwiają komunikację czy delegowanie zadań pracownikom. Ponadto odpowiednio dobrane oprogramowanie IT jest w stanie sprawić, że funkcjonowanie wszystkich działów w firmie będzie o wiele bardziej dynamiczne. Jeżeli więc chcesz, żeby Twoja firma prosperowała na nowoczesnym rynku i spełniała wszystkie standardy zwłaszcza pod kątem potrzeb konsumenta, to powinieneś zainwestować w niżej wymienione narzędzia IT.
System ERP to podstawa w każdym przedsiębiorstwie
Pierwszym, a zarazem jednym z najważniejszych narzędzi wartych omówienia jest system ERP. Zasadniczo mówi się, że każda szanująca się firma, która chce osiągnąć jakąkolwiek znaczącą pozycję na rynku, powinna zainwestować w oprogramowanie ERP. Pytanie jednak brzmi, czym tak właściwie jest ERP?
System ERP (z ang. Enterprise Resource Planning co można tłumaczyć jako planowanie zasobów przedsiębiorstwa) jest to, jak sama nazwa wskazuje, system aplikacji opartych na jednej, wspólnej bazie danych, które to odpowiadają za poszczególne obszary działania firmy takie jak np. handel, produkcja, księgowość, finanse, kadry, marketing, logistyka itd. Budowa systemu ERP sprawia, że sprawdza się on świetnie w gromadzeniu danych oraz w integracji wszystkich obszarów funkcjonowania danej firmy.
Głównym zadaniem systemu ERP jest ujednolicenie rozwiązań informatycznych tj. uporządkowanie przebiegu wszystkich procesów zachodzących w firmie i dostarczenie narzędzi, pozwalających na uzyskanie pełnej kontroli nad nimi. Mówiąc wprost, system ERP powinien dbać o takie kwestie jak zarządzanie zasobami firmy, optymalizacja kosztów, usprawnienie komunikacji w przedsiębiorstwie itd.
System ERP sprawdzi się w każdej firmie, w której zarządzanie procesami wymaga wsparcia informatycznego. Dzięki modułowej formie, będąc właścicielem firmy jesteś w stanie dobrać elementy w zależności od potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. To właśnie uniwersalność ERP czyni z tego systemu tak dobre rozwiązanie zarówno dla małych, średnich, jak i dużych firm.
Oprogramowanie Business Intelligence - BI
Kolejnym, niezwykle przydatnym narzędziem informatycznym dla firmy jest system Business Intelligence, zwykle nazywany systemem BI. Jest to narzędzie służące do planowania i budżetowania oraz do tworzenia analiz i raportów. System BI przekształca dane w czytelne informacje, dzięki którym potencjalny użytkownik jest w stanie uzyskać wiedzę na temat wszystkich kluczowych obszarów działania danej firmy. Jest to o tyle ważne, gdyż w nowoczesnym biznesie szybkość pozyskiwania informacji oraz ich odpowiednia interpretacja to warunek konieczny do zdobycia przewagi konkurencyjnej na danym rynku.
Jeszcze do niedawna narzędzia typu BI określano raczej mianem zwykłego gadżetu, w który inwestowali tylko najwięksi gracze na rynku. Małe i średnie firmy wychodziły z założenia, że te same zadania mogą przecież wykonywać arkusze kalkulacyjne takie jak Excel. Rozwój technologii oraz pojawienie się na rynku większej liczby ciekawych rozwiązań doprowadziły do tego, że po oprogramowanie z segmentu BI coraz częściej sięgają właściciele małych i średnich przedsiębiorstw.
Należy również pamiętać, że o ile Excel czy inne arkusze kalkulacyjne nadają się do prostej analityki biznesowej, to jednak korzystanie z tych narzędzi ma pewne wady, o których należy pamiętać, to jest:
- ograniczenia względem ilości danych do przetwarzania,
- statyczne analizy,
- trudność w łączeniu zbiorów,
- powtarzalność czynności.
Systemy BI korzystają w swojej pracy z baz danych, dlatego wszystkie wyżej wymienione wady, nie mają w ich przypadku racji bytu. Bazy danych nie generują tych problemów, które można zidentyfikować w przypadku arkuszy kalkulacyjnych, wadą dla wielu osób może być to, że systemy BI stanowią prawdziwe wyzwanie w zakresie ich organizacji i obsługi, korzystają one bowiem z języka SQL. O ile wyciągnięcie prostych danych w języku SQL nie jest zadaniem specjalnie trudnym, o tyle problem pojawia się np. w momencie, kiedy użytkownik potrzebuje konkretnych informacji np. z kilkudziesięciu tabel. Nauczenie się obsługi SQL jest jednak tego warte. Systemy BI mocno usprawniają pracę danego przedsiębiorstwa, co do tego nie ma wątpliwości.
WMS - oprogramowanie do zarządzania magazynem
Ostatnim typem oprogramowania, które niewątpliwie warto wspomnieć w kontekście tego tematu jest WMS (Warehouse Management Software), czyli oprogramowanie do zarządzania magazynem. Narzędzie to wykorzystuje się do kontroli, koordynacji, procesów, optymalizacji działań wykonywanych w magazynie.
Zasadniczo programy typu WMS znajdą zastosowanie wszędzie tam, gdzie działa magazyn. Niezależnie od tego, czy jest on prowadzony przez firmę produkcyjną, dystrybucyjną czy przez operatora logistycznego. Nadrzędnym zadaniem WMS jest usprawnienie pracy każdego magazynu. Zarówno małe, średnie, jak i duże firmy z pewnością znajdą zastosowanie dla systemów WMS.
Czy inwestycja w takiej oprogramowanie jest konieczna? Oczywiście, że nie. Jednakże, zarówno systemy WMS, ERP, jak i BI sprawiają, że przedsiębiorstwo działa jeszcze szybciej i sprawniej, co pozwala na uzyskanie lepszej pozycji na rynku danych usług.
