Przetwarzanie dokumentacji firmowej wymaga jej ciągłego przekazywania z działu do działu.
Kiedyś, gdy większość dokumentów miała formę papierową, proces ten był skomplikowany i czasochłonny, a także obarczony dużym ryzykiem utraty ważnych druków, ponieważ często zdarzało im się zawieruszyć po drodze. Teraz, gdy większość dokumentów ma postać cyfrową, tradycyjny przepływ dokumentacji powoli zastępuje obieg elektroniczny. Jest on o wiele prostszy, szybszy i bezpieczniejszy, dzięki czemu znacznie usprawnia działanie firmy.
Jak wygląda elektroniczny obieg dokumentów firmowych?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie możliwy jest tylko wtedy, gdy na wszystkich firmowych komputerach i telefonach zainstalowane zostanie oprogramowanie pozwalające na współdzielenie danych i plików. Przy jego użyciu pracownicy mogą wprowadzać dokumenty do bazy, uzupełniać je, weryfikować, zatwierdzać, grupować, hierarchizować i archiwizować kilkoma kliknięciami myszy. Każde z tych działań wykonywane jest niezależnie, ale ponieważ system jest wspólny, zmiana wprowadzona na jednym komputerze od razu staje się widoczna na innych, pracownicy mają więc przez cały czas dostęp do aktualnej bazy. Co więcej, mogą z niej korzystać nie tylko w biurze, ale też poza nim - wystarczy, że będą mieli przy sobie służbowy telefon. W ten sposób elektroniczny obieg dokumentów w firmie daje pracownikom możliwość pracy zdalnej i hybrydowej. Więcej na ten temat można dowiedzieć się na stronie Ready-os.com.
Czy taki system można wdrożyć w każdej firmie?
Elektroniczny obieg dokumentów powoli staje się standardem w biznesie. Korzysta z niego każda nowoczesna firma, zwłaszcza duże korporacje, ale coraz częściej po takie rozwiązanie sięgają też małe, rodzime firmy, przywiązane wcześniej przez długi czas do tradycyjnych narzędzi i strategii. Przejście na nowy system jest o tyle proste, że jego wdrażaniem zajmują się wykwalifikowani w tym zakresie specjaliści. Mogą oni wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów praktycznie w każdej firmie. Jedyne, czego potrzebują, to zaplecze techniczne, czyli sprzęt komputerowy, na którym zainstalują niezbędne oprogramowanie. Jeśli okaże się, że pracownicy mają kłopoty z jego obsługą, chętnie zaoferują szkolenie.
